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    Vous organisez un événement spécial ?

    Vous organisez un événement tel qu'une réunion d'équipe de ventes, un événement caritatif, une soirée de remise de prix, des festivités de mariage, un défilé de mode, un salon professionnel, un salon de l'emploi, des fêtes de fin d'année ou tout autre événement nécessitant une salle de réception ou de réunion? Notre portail dédié aux salles de réunion vous permettra d'entrer en contact avec plus de 50 000 hôtels et lieux de réunion. Vous pouvez être sûr de trouver l'endroit idéal pour votre événement en fonction de votre budget. Indiquez vos besoins dans ce court formulaire, vous recevrez ensuite des offres de nos partenaires vous précisant comment votre événement pourrait être mené à bien dans leur établissement. Les filtres avancés sont utiles et permettent de classer les résultats par prix ou par nombre d'étoiles obtenues. La fonctionnalité Carte des hôtels permet de visualiser une carte des hôtels, salles et tarifs.

    Locations de salles de réunion

    La location de la salle de réunion, ou location de la salle de réception, correspond aux frais d'utilisation de la salle pour une certaine période de temps. Certains lieux peuvent diminuer ou même annuler ces frais en fonction des dépenses de nourriture et de boissons, des besoins en audiovisuel ou des cautions versées pour la réservation des chambres. Le montant des frais appliqués dépend aussi des temps de montage et de démontage (correspondant au temps nécessaire pour préparer puis débarrasser la salle). Des frais peuvent également être appliqués si votre événement dure plus d'une journée, si l'aménagement de la salle doit être conservé en l'état un certain temps, ou si la salle doit être « bloquée pendant 24 heures » (la location de cet espace pour un autre événement étant alors impossible tant que le vôtre est actif).

    Taxes et frais

    La location de la salle de réunion et des chambres, la nourriture et les boissons et les besoins en audiovisuel génèrent très souvent des frais et charges supplémentaires. La location de l'espace de réunion impliquent souvent des coûts supplémentaires et des frais de service correspondant au travail de préparation et d'aménagement de la pièce par les employés. Lors d'un événement comprenant un banquet, le prix des menus est généralement suivi de la mention « plus plus. » Cela signifie qu'il faut ajouter les taxes et les frais de services au prix indiqué pour une personne. Les frais de service sur la nourriture et les boissons correspondent à la prestation du personnel servant les invités. Les frais pour le service audiovisuel peuvent être taxés, ils incluent des frais de service correspondant à la prestation des techniciens qui préparent et supervisent cette composante de votre événement (si vous avez des besoins en audiovisuel). Si vous apportez votre propre équipement audiovisuel, des frais de connexion peuvent être facturés (ces frais sont parfois négociables en fonction du lieu). Si vous organisez un salon professionnel, des frais peuvent être facturés pour la location des stands, en particulier si le stand est constitué de tables, car le lieu de réunion devra fournir des tables et des nappes. Les chambres font souvent l'objet de taxes et autres frais supplémentaires. Des frais additionnels peuvent être facturés pour des services supplémentaires tels que l'accès à Internet ou à l'espace fitness. Certains hôtels facturent des frais de séjour, qui correspondent aux frais de réservation pour chaque chambre, ils vous seront facturés même si le service correspondant à ces frais n'est pas utilisé. Il est parfois possible de négocier ces frais. Pensez à demander si des frais de stationnement sont appliqués, s'il existe un système de libre service et un service voiturier, ou seulement l'un des deux, et si votre groupe ou votre événement peut bénéficier d'une réduction.

    La description ci-dessus des coûts, frais et taxes est un aperçu approximatif des éléments principaux qu'un organisateur prend en compte, il ne s'agit en aucun cas d'une liste exhaustive. Certains de ces frais ne seront peut-être pas appliqués à votre événement en fonction des activités et de l'emplacement. À l'inverse, d'autres frais non listés ici vous seront peut-être facturés. Chaque hôtel et chaque lieu de réunion sont différents, et la tarification varie également en fonction de l'événement et de l'emplacement. Pour éviter toute mauvaise surprise, pensez à demander à chaque interlocuteur le montant total et le détail des frais de services, charges et taxes. Cette précaution vous permettra aussi de comparer plus facilement les offres. Certains lieux proposent des services à valeur ajoutée (tels que l'accès gratuit à Internet ou la location gratuite de l'espace d'exposition). Ces services peuvent représenter des économies considérables ou constituer des avantages n'influant aucunement sur le déroulement de l'événement ou la facture finale. Pour faire le bon choix, il est nécessaire de bénéficier d'une transparence en matière des coûts, le meilleur moyen de l'obtenir est de demander à l'interlocuteur de chaque lieu de vous donner tous les éléments dès le début.

    Contact direct avec le responsable restauration

    Pour engager un dialogue à propos de votre événement, commencez par consulter vos messages entrant dans votre compte. Une fois que vous aurez reçu des offres d'hôtels et de lieux de réunion, vous pourrez sélectionner ceux qui vous intéressent et continuer la communication liée à votre événement. Vous collaborerez la plupart du temps avec un responsable événement ou restauration. Cet interlocuteur vous donnera des conseils sur votre événement et répondra à vos questions liées à son établissement. Une fois que vous aurez retenu un lieu, cette personne sera votre interlocuteur durant toute la phase contractuelle et la phase de planification. Très souvent, cette personne sera présente le jour de l'événement. Ce jour-là, vous serez aussi contacté par le « responsable restauration » qui gère le personnel chargé de la logistique de votre événement.

    Nous espérons que votre événement sera un franc succès!

    Créer un événement inoubliable dans un environnement convivial est essentiel. Nous accordons la même l'importance à tous les événements et tenons à ce que vous viviez une expérience exceptionnelle. Si vous avez besoin d'aide ou si vous voulez nous faire part, à tout moment du processus d'organisation, de vos retours sur un hôtel, un lieu de réunion ou sur nos services n'hésitez pas à nous contacter. Nous espérons que votre événement sera un succès.

    Trouver la bonne salle de réunion

    Proposant tous types de locations de salles de réunion, notre portail dédié aux salles de réunion vous permettra de choisir et de personnaliser la configuration de la salle en fonction de votre événement. Plusieurs configurations sont proposées, notamment : Salle de conférence – idéale pour les réunions d'affaires formelles ; Salle de classe – pour des conditions d'apprentissage optimales ; Théâtre – idéale pour les représentations professionnelles ; Disposition en carré vide – recommandée pour les grandes réunions de comités ; Disposition en forme de U – propice aux discussions ouvertes, idéale pour les banquets et conventions. Que vous recherchiez une disposition flexible ou fonctionnelle, nous vous aiderons à trouver la salle de réunion adaptée à vos besoins. La disponibilité des dispositions, des superficies et d'autres paramètres de salles peut varier en fonction du lieu.


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